ارتباط و خدمات موثر
روابط عمومی و گروه های NA اهداف روابط عمومی یک ناحیه می تواند تأثیر بسزایی بر گروه ها داشته باشد. بطور کلی بحث و گفتگو راجع به طرح های روابط عمومی در طی جلسات خدماتی ناحیه به نماینده ی خدماتی گروه ها کمک می کند تا نقطه نظرات و اهداف ناحیه را به گروه های خود منتقل کنند. طرح های ناحیه ممکن است باعث افزایش شرکت اعضای جدیدتر در جلسات شود. گروه ها ممکن است نیاز داشته باشند تا با توسعه ی فرمت جلسات آماده پذیرش و خدمت بهتر به این خیل ورودی از اعضای جدید باشند. موفقیت طرح های PR بستگی به مشارکت هدفمند گروه ها دارد.
اعضای گروه باید با صرف وقت گام به گام درباره ی فعالیت های PR ناحیه بحث و گفتگو کنند. نمایندگان خدماتی گروه ها GSR حلقه ی ارتباطی بین ناحیه و گروه ها می باشند و می توانند نقطه نظرات یا پرسش های اعضا را به جلسات ناحیه منتقل کنند. این ارتباط کمک می کند تا گروه ها مطلع مانده و احساس تعلق را حفظ کنند. این ارتباط همچنین گفتگویی متقابل بین ناحیه و گروه ها را فراهم می آورد. ارتباط به ناحیه کمک می کند تا در کنار یکدیگر هدف اصلی NA را پیش ببرند.
مخاطبی که می خواهیم به او دسترسی پیدا کنیم کیست ؟
تشخیص اینکه عموم مخاطبان ما چه کسانی هستند ، می تواند به برقراری ارتباطات مؤثرتر کمک کند. احتمالاً برقراری ارتباط بخشی ضروری در یک ناحیه جهت رسیدن به اهداف خدماتی الویت بندی شده ی خود می باشد.
مخاطبان ما می توانند به سه گروه گسترده تقسیم شوند :
اعضای جامعه ی NA ، اعضای احتمالی آتی NA و جامعه ی خارج از NA . ما با روش های متفاوت با هر یک از مخاطبان ارتباط برقرار می کنیم.
جامعه ی NA :
ارتباطات داخلی ما در جامعه ی NA می تواند اعضا را جهت آگاهی از سنت ها و مفاهیم NA تشویق نماید. یک روش برای رسیدن به این منظور برگزاری روزهای آموزش می باشد. روزهای آموزش و جلسات خدماتی می تواند به روش های زیر عمل کند:
1- ارائه ی آموزش درباره ی مسئولیت های هر سمت خدماتی
2- تشویق و حمایت خدمتگزاران مورد اعتماد
3- بیان چگونگی رهبری و آموزش
4- برپایی کارگاه های سنت ها و مفاهیم
ارتباط همچنین شامل انتقال تجارب خدماتی ما با یکدیگر است. یکی از راه های انتقال تجارب خدماتی ، به کارگیری اعضا در پست های خدماتی همزمان است . در این همزمانی خدمتگزار مورداعتمادی که در پایان دوره ی خدمت خود به سر می برد فرصت کافی دارد تا به خدمتگزار مورد اعتمادی که تازه انتخاب شده آموزش داده و او را با خدمت آشنا سازد. همچنین ما می توانیم با خدمتگزاران مورد اعتماد قبلی تماس گرفته تا از تجارب خدماتی آنها استفاده کنیم. با تهیه ی یک فهرست تماس می توانیم آنها را به خدمات وصل نماییم. تجربه ی خدمتگزاران مورد اعتماد قبلی یک منبع ارزشمند می باشد. آنها می توانند فرصتی دیگر برای تعلیم و آموزش خدمتگزاران مورداعتماد و منتخب جدید فراهم نمایند.
اعضای احتمالی آتی :
اعضای NA یکی از مهمترین عوامل مؤثر در جذب اعضای جدید می باشند. این کار را هم با ارائه ی اطلاعات در مورد برنامه ی NA و هم با ایجاد فرصت برای اعضای احتمالی آتی جهت احساس نزدیک شدنشان به ما انجام می دهیم. اگر در جلسه ی H&I شرکت می کنیم به اعضای احتمالی می گوییم که آنها نیز در صورت تمایل به قطع مصرف مواد مخدر می توانند در NA بهبود پیدا کنند. اگر در یک دبیرستان محلی اطلاعاتی را ارائه می دهیم ، دانش آموزان را در مورد NA و نحوه ی عملکرد NA مطلع می سازیم. (در فصل چهارم مبحث عمیق تری در مورد جلسات معرفی و ایجاد روابط عمومی مطرح شده است).
جامعه ی خارج از NA :
ارتباطات ما با جامعه ی خارج از NA می تواند نشان دهنده ی این باشد که NA یک برنامه ی بهبودی مؤثر ، معتبر و پاسخگو می باشد (به طور مثال برآورد عضویت NA نشان می دهد که NA در فرهنگ ها ، کشورها و زبان های گوناگون مؤثر است). ارتباطات ما باید حاوی اطلاعات مفید باشد و به طور مستقیم به رفع هرگونه سوءتفاهم جامعه در مورد برنامه ی ما بپردازد. ارتباط صریح و صادقانه با جامعه ی خارج از NA به حفظ اعتبار NA کمک کرده و از توانایی ما در ارائه ی خدمات مؤثر حمایت می کند. بحث کاملی راجع به برقراری روابط و معارفه برای جامعه ی خارج از NA را در فصل چهارم ببینید.
چگونه ارتباط برقرار می کنیم ؟
چگونگی برقراری ارتباط عامل دیگری در دستیابی به اهداف خدماتی ناحیه ی ما می باشد. برای هر مخاطب مشخص می توانیم نحوه ی ارتباط خود را برنامه ریزی کرده و هدفمند سازیم. معمولاً ما با چهار گروه مختلف زیر ارتباط برقرار می کنیم :
1- با یکدیگر در جلسات و کمیته های خدماتی مان.
2- با حرفه ای ها و کل جامعه هنگامی که درباره ی برنامه ی معتادان گمنام به آنها آگاهی می دهیم.
3- با حرفه ای ها و جامعه وقتی از خدمات آنها استفاده می کنیم – اعلامیه های خدمات عمومی ، مکان جلسات ، ایستگاه های اتوبوس – برای دسترسی به اعضای احتمالی آت
ی.
4- به صورت مستقیم با معتادانی که هنوز در عذابند.
البته ما همیشه با اعمال شخصی خود در حال انتقال پیامی در مورد NA می باشیم. مهم نیست که با چه کسی در حال ارتباط هستیم ، در هنگامی که ارتباطات خود را هدفمند و برنامه ریزی شده می سازیم احتمال بیشتری دارد که رابطه ای منسجم و معتبر ایجاد نماییم.
ممکن است یک ناحیه در طی مراحل برنامه ریزی تصمیم بگیرد که آنچه از همه مهم تر است ، تقویت فعالیت های ارتباطی می باشد در زیر اجزای احتمالی یک برنامه ی ارتباطی آمده است. روش های ارتباطی که در ادامه ی مطلب می آید می تواند به صورت یک فهرست ساده ی یک صفحه ای مورد استفاده قرار گرفته که در آن نیازهای ارتباطی ناحیه عنوان گردد.
برنامه ی کار :
یک برنامه ی کار در ارتباطات به خدمتگزاران مورد اعتماد کمک می کند تا بر روی هدف و شیوه ی هرگونه ارتباط با جامعه متمرکز باقی بمانند.
امیدوارید با این ارتباط چه کاری را به انجام برسانید ؟ مخاطب مورد نظر شما چه کسی است ؟ چرا کمیته می خواهد با این مخاطب ارتباط برقرار کند ؟ چه موقع ناحیه در نظر دارد این ارتباط برقرار شود ؟ برنامه ی کار می تواند به ناحیه در پیش بینی مناسب ترین زمان جهت برقراری ارتباط با جامعه کمک کند. برای مثال ارسال مجموعه ای از اطلاعات NA برای مشاوران درمانی تازه آموزش دیده قبل از مستقر شدن در سمت جدیدشان ممکن است زمان مناسبی برای ایجاد این ارتباط نباشد. همچنین برنامه ی کار در ارتباطات می تواند به ناحیه کمک کند تا هدف هر یک از ارتباطات خود را شفاف سازد. خط مشی های هماهنگی :
خط مشی های هماهنگی به ما کمک می کند تا برای رویکردی یکپارچه جهت ارائه ی خدمات درون جامعه ی خدماتی کار کنیم. هماهنگی باعث می شود که اعضای NA مطلع باقی بمانند. همچنین با خط مشی های هماهنگی از شرکت گروه ها در فعالیت های ارتباطی اطمینان حاصل می کنیم. ممکن است کمیته تصمیم بگیرد تا یک نامه ی اطلاع رسانی به درمانگاه محلی بفرستد. خدمتگزاران مورد اعتماد به منظور برنامه ریزی این مکاتبه می توانند در نظر بگیرند که آیا در این رویداد از منابع انسانی مناسب برای برگزاری جلسه ی معرفی برخوردارند یا خیر. داشتن آمادگی و منابع انسانی لازم برخی از منافع خط مشی های یک ارتباط هماهنگ شده می باشند. پیگیری ارتباطات :
از طریق پیگیری می توان مطمئن شد که ناحیه ارتباط مستمر خود را با جامعه حفظ می کند. یک فهرست پیگیری می تواند به ناحیه در تعیین یک خدمتگزار مورد اعتماد کمک کند تا مسئول حفظ ارتباط مداوم با جامعه باشد. به علاوه این فهرست می تواند سابقه ای برای خدمتگزاران مورد اعتماد آتی بوده تا بدانند ناحیه چند وقت یکبار با فرد بخصوص و یا سازمان عمومی در تماس بوده است.
خدمات مؤثر روابط عمومی به توانایی ما در همکاری با یکدیگر بستگی دارد. ما تنها زمانی قادر به انجام این کار می باشیم که برای گفتگو و گوش دادن به یکدیگر وقت صرف کنیم. ما می توانیم نسبت به ایده های جدید روشن بین بوده و اعضای باتجربه را تشویق کرده تا دانش خود را در مورد چگونگی ارائه ی خدمات مؤثر به مشارکت بگذارند. ما می توانیم تلاش کنیم تا به بهترین وجه از روش های ساختاری خدمات خود و نیز روش های پیشبرد فعالیت های خدماتی مان استفاده کنیم. مادامی که خدمات محلی ما دارای زیربنای محکم باشد طرح های خود را به اجرا در می آوریم.
منابع
ابزار برنامه ریزی ناحیه
ابزار تراز ناحیه
فرم نامه
بررسی ارزیابی
کتابچه اطلاع رسانی انجمن معتادان گمنام فصل سوم
