برنامه ریزی و آماده سازی برای نواحی و کمیته ها
بررسیِ با حوصلۀ همایش های مورد نیاز یک ناحیه می تواند به خدمتگزاران مورد اعتماد کمک کند تا همایش هایی را برنامه ریزی کنند که متناسب با نیازهای اعضاء و متخصصان یک ناحیه باشد.
• برنامه ریزی موثر زمانی رخ می دهد که خدمتگزاران مورد اعتماد نیازهای یک منطقه را در نظر گرفته باشند. چه نوع همایشی به انجمن کمک می کند تا به هدف اصلی خود که دسترسی هر چه بیشترِ معتادان در عذاب به انجمن معتادان گمنام می باشد، برسد؟ آیا اعضاء انجمن به موقعیتی نیاز دارند که درطی آن چالش های خدماتی محلی و راه حلهای مربوطه بررسی شوند؟
این نوع سوال ها به خدمتگزاران مورد اعتماد کمک می کند تا همایش ها را در راستای برآوردن نیازهای جمعیت محلیِ معتادان گمنام برنامه ریزی نمایند. همایش هایی که با هدف برآوردن نیازهای یک ناحیه فراهم می شوند، باعث استفادۀ موثر تری از منابع انجمن شده و منجر به نزدیکی بیشتری به هدف اصلی انجمن می گردند.
• یک منطقه باید حضار احتمالی یک همایش را در نظر بگیرد- مثلا، آیا این همایش یک کارگاه برای اشخاص حرفه ای است یا یک کارگاه آموزشی برای اعضاء انجمن معتادان گمنام؟ جزئیات همایش، مانند محل برگزاری آن وهمچنین نشریات مورد نیاز، را سپس می توان برطبق نیازهای شرکت کنندگانِ درهمایش فراهم نمود. به عنوان مثال، کارگاهی که برای کارکنان حرفه ایِ مراکز پزشکی تشکیل شده نیازهای زمانی و نشریه ایِ متفاوتی را نسبت به کارگاهی که برای اعضاء انجمن تشکیل میشود، خواهد داشت.
• مشخص نمودنِ اهداف و نتایج مورد نظر از یک همایش، می تواند به یک کمیته کمک کند تا هدف نهاییِ خود از برگزاری یک همایش را به طور شفاف بیان کند. یکی از روشها برای بیان کردن اینگونه اهداف، ایجاد یک "بیانیه چشم انداز" و یک "بیانیه ماموریت" می باشد. یک بیانیه چشم انداز رویای نهایی و اهداف یک کمیته را به نمایش می گذارد. هدف نهاییِ یک کمیته ممکن است این باشد که کلیۀ اعضاء جامعه نسبت به انجمن معتادان گمنام آگاهی داشته و بدانند که آن چطور می تواند به معتادان در عذاب کمک کند. یک بیانیه ماموریت آن اهدافی است که یک کمیته بخواهد ازطریق یک همایش بخصوص، به دست آورد. به عنوان مثال،ممکن است که هدف از یک همایش، آگاه نمودن هرچه بیشترِ کارکنان مراکز پزشکیِ ناحیه، از هویت و قابلیت های انجمن معتادان گمنام باشد.
• یک کمیته تمایل خواهد داشت که با گروه ها، کمیته های دیگر، ناحیه ها و یا منطقه ها همکاری نماید. مثلا اگر یک کمیته بخواهد در محل معمولی جلسات محلی، یک همایش برگزار کند، اعضاء تمایل خواهند داشت که گروه مورد نظر درفرآیندِ برنامه ریزی شرکت داده شود. نظر به اینکه نماینده های خدماتی گروه ها اهتمالا، درفرآیند زمان بندیِ همایش های مختلف نقش خواهند داشت، اطلاع رسانی به موقع به گروه ها و دادن وقت کافی به ایشان، از موارد مهمی است که حتما باید مد نظر قرارگیرد. سهیم کردن فعالانۀ گروه های محلی در برنامه ریزی همایشها، به اعضاء فرصت خدمت داده و ایشان را قادر به حمایت از همایش های محلی انجمن معتادان گمنام خواهد نمود.
• ناحیه ها و یا منطقه ها می توانند یک "تقویم فعالیت" ایجاد نموده و آن را به هریک از نماینده های خدماتی گروه ها بفرستند. چنین تقویمی اعضاء ناحیه را تشویق به حمایت از همایش های محلی انجمن نموده ودر طی برنامه ریزی همایشها از دوباره کاری خدمات جلوگیری می نماید.
• اعضاء انجمن نباید به تنهایی همایش ها را برنامه ریزی کرده و باید همیشه از ساختار خدماتی انجمن کمک بگیرند. این امر به هدایت همایش ها تحت تاثیر وجدان یک گروه منتهی شده و اینکه پاسخگویی به گروهی از اعضاء انجمن معتادان گمنام وجود خواهد داشت.
در عین حال اعضائی در بین جمعیت های در حال توسعۀ معتادان گمنام وجود دارند که باید نقش راهبری را در برنامه ریزیِ همایش ها به عهده بگیرند، چرا که بدون آنها هیچ همایشی برگزار نخواهد شد. مقصود از ذکر نمودن این نکتۀ هشداری، خیلی ساده، ایجاد اشتیاق برای به وجود آوردن حس پاسخگویی و یک وجدان گروه می باشد.
به همین ترتیب ما به هر مکانی که وارد میشویم همیشه تا حدودی معرف NA هستیم. اگر مردم ببینند تی شرت مارک دار NA پوشیده ایم ولی رفتار نا مناسبی داریم دقیقا پیام و خاطره زشتی از انجمن ما در ذهن آنها باقی می ماند. حرف ها و اعمال ما روی برنامه بهبودی و انجمن NA تاثیر میگذارد. به عنوان یک عضو متعهد و علاقه مند به انجمن دلمان میخواهد تصویر جالبی از NA به مردم ارائه کنیم نه اینکه باعث سرافکندگی شویم .
" چگونگی عملکرد"
زمانی که یک کمیته،بسته به نیازهای ناحیه، تصمیم به انتخاب مناسبترین همایش را گرفت، می توان تدارکات مربوطه را آغاز نمود. نکات ذیل می تواند به کمیته ها کمک کند تا بسیاری از چالش هایی را که در طی برنامه ریزیِ یک همایش، چه برای اعضاء انجمن و چه برای عامۀ مردم، بوجود می آیند،
پیش بینی نماید. پیش بینی چالش ها می تواند به اعضاء کمک کند تا همایشهای انجمن را به عنوان نمونۀ مثبتی از توانا یی ها و عمکردهای انجمن به نمایش بگزارند.
• ملاحظاتی مانند پارکینگ، دسترسی عموم مردم به محل همایش، تعداد شرکت کنندگان و آیا اینکه محل همایش دارای دستگاه های صمعی بصری و دستیابی معلولین است، باید درزمان انتخاب محل، مد نظر قرارگیرند. خدمتگزاران مورد اعتماد باید مطمئن شوند که پیش فاکتوری را که برای اجارۀ محل همایش دریافت نموده اند، شامل تسهیلاتی مانند صندلی، تمیزکردن محل پس از همایش و استفاده ازآشپزخانه نیز می شود.
• یک کمیته می بایستی که به قوانین محلی آگاه بوده واز آنها پیروی کند. چنین قوانینی می توانند به فروش کالا و یا مواد غذایی، و همچنین قواعد استخدام کارکنان موقت و ملاحظات اتحادیه ای وغیره مربوط باشد.
• مذاکره نمودن با ارگانهای تجاریِ محلی دررابطه با همایش های انجمن معتادان گمنام، معمولا به صبر و انعطاف پذیری نیاز دارد. خدمت گزاران مورد اعتمادی که با این ارگانها مذاکره خواهند نمود می بایستی تعادل لازمه بین اختیارات محول شده به ایشان و پاسخگویی خود نسبت به کمیتۀ مربوطه را ایجاد نمایند. چنین پاسخگویی ای می تواند ازطریق به نمایش گذاشتن ارتباطات مکرر وشفاف سازی مسائل، انجام گیرد.
بهتر است که هر تماسی با کمیتۀ مربوطه، به وسیلۀ گزارش های مکتوب باشد و هرگونه مدارک قانونی قبل از امضاء به رویت کمیته و یا وکیل قانونی آن برسد. آن دسته از اعضائی که به نمایندگی ازانجمن معتادان گمنام وارد مذاکره می شوند باید به یاد داشته باشند که مسئولیت حفظ ثبات مالیِ انجمن، به عهدۀ آنهاست و رفتار ایشان می تواند برروی چشم اندازعمومیِ انجمن اثر بگذارد.
• به منظور ایجاد ارتباط، خدمت گزاران مورد اعتماد باید از جزئیات طرف مقابل خود، هم در داخل انجمن و هم دربیرون از آن، آگاهی داشته باشند. این باید کاملا مشخص شود که کدام یک از اعضاء کمیته، مسئول تصمیم گیری و کدام یک درمحل برگزاری همایش مسئول مدیریت کارکنان می باشد. برقراری ارتباطِ توام با حمایت با کارکنان محل همایش، به موفقیت یک همایش و همچنین بهینه تر شدن رابطۀ ما با اجتماع بیرون، کمک می کند.
مثلا، فراهم نمودن میزاطلاعات در لابی که ازطریق آن یکی از اعضاء، اطلاعات عمومی در بارۀ انجمن معتادان گمنام را به نمایش گذاشته و جزئیات همایش همان روز را در اختیار شرکت کنندگان قرار می دهد، می تواند برداشت مثبتی را از انجمن معتادان گمنام ایجاد نماید. این امر به نوبت باعث خواهد شد که کارکنان محل نمایش تشویق شده و ازاعضاء انجمن درطی برگزاریِ همایش حمایت نمایند.
• ارتباطات ما با کارکنان محل همایش، اثر مستقیمی بر روی برداشت جامعه از انجمن معتادان گمنام، می گذارد. یک همایشِ انجمن معتادان گمنام می تواند برای ما فرصت مناسبی باشد تا بتوانیم تاثیری بجاماندنی روی اعضاء جامعه و تجار ِمحلی بگذاریم. خدمت گزاران مورد اعتماد نباید تصور کنند که کارکنان محل همایش و یا اشخاص حرفه ای از هویت انجمن معتادان گمنام اطلاع دارند. خدمت گزاران مورد اعتماد می توانند همزمان با هماهنگی های لازم برای برگزاری یک همایش، جزئیات، خدمات و نحوۀ عملکردِ انجمن معتادان گمنام را توضیح دهند.
• رفتارِ خدمت گزاران مورد اعتماد نسبت به شرکتهای عمومی که درهمایش ها با ایشان ارتباط خواهند داشت، باید در کلیۀ موارد حرفه ای باشد. رعایتِ اصولی مانند همکاری، احترام، ارتباطات، پیگیری و انعطاف پذیری، برای گذاشتن تاثیر مثبت روی جامعۀ بیرون از انجمن، حیاتی است.
• برگزاری یک همایش موفق مستلزم به خدمت گرفتن اعضائی با قابلیتها و مهارتهایی متفاوت می باشد. داشتن توانایی برای همکاری فعالانه با دیگران، با تدبیر بودن و داشتن دانشی که به وسیلۀ آن بشود مشکلات را قبل از وقوع پیش بینی وحل کرد، نمونه ای از این قابلیتها می باشند.
• موفقیت یک همایش به تعداد داوطلبان خدمت نیز بستگی دارد. تعداد خدمتگزاران قابل اعتماد باید برای انجام خدماتی مانند برنامه ریزی وهماهنگی همایش، و آماده سازی محل قبل از شروع و تمیزنمودن آن بعد از خاتمۀ همایش، در حد تناسب باشد.
در اختیار داشتن تعداد زیادی خدمتگزار مورد اعتماد، باعث می شود که به هیچ یک از خدمتگزاران وظایف بیش از حدی واگذار نشود. زیر نظرداشتن پیشرفت کارهای رجوع شده به خدمتگزاران مورد اعتماد، برای موفقیت یک همایش اهمیت به سزایی دارد. درصورتی که بعضی اعضاء قادر به تکمیل وظیفۀ خود نشوند، کارهای مربوطه باید به عضو دیگری واگذار شود.
• یک کمیته به یک برنامه ریزی برای مسائل امنیتی از قبیل دزدی و نظارت بر جمعیت نیاز دارد. در بعضی مواقع مکان برگزاری همایش به یک شرکت حراست حرفه ایِ بیرون از انجمن معتادان، نیاز خواهد داشت. بیمه نمودن همایش های انجمن معتادان گمنام ایدۀ خوبی است و خدمتگزاران مورد اعتماد باید تحقیقات مورد نیاز را برای جواب دادن ب
ه این سوال که آیا در یک همایش به پوشش بیمه احتیاج دارد؟ انجام دهند.
• یک کمیته می تواند رابطه ای مستحکم بین مدیریت محل همایش و خدمت گزاران مورد اعتماد انجمن، ایجاد کند. دعوت از مدیریت محل همایش برای حضور در یک جلسۀ برنامه ریزی، یکی از روشهایی است که در طی آن می توان رابطه ها را مستحکم تر نمود. کمیته ها می توانند جلسۀ اولیۀ و یا نهایی خود را در محل همایش برگزار کنند. ملاقات با مدیریت و یا کارکنانِ محل نمایش به خدمت گزاران مورد اعتماد فرصتی می دهد تا اعضاء انجمن را به مدیریت و کارکنان محل همایش معرفی نموده و به سوالها و نگرانی های ایشان پاسخ دهند.
• ایجاد مدارکی مانند یک برنامۀ زمانبندی (نمونۀ چنین برنامه ای درقسمت اخراین کتاب آورده شده)، و یا راهنمای همایش، بودجۀ همایش (که شامل منابع انسانی و همچنین مالی می شود) و یک چک لیست نهایی (که شامل کلیۀ لوازم مورد نیازدر همایش نیز می شود) به هماهنگی ومدیریت یک همایش کمک می کند. اعضاء می توانند یک برنامۀ زمانبندی یا برنامۀ همایش ایجاد کنند که با روز و تاریخ همایش شروع شده و به کارهای قبل از آن ادامه داده شود.
• هرگونه اطلاعیه ای که قرار است در طی یک همایش به رسانه ها و یا به عامۀ مردم داده می شود، باید حداقل بوسیلۀ دو نفر ویا بیشتر مرور شود. این عملکرد کمک می کند تا هرگونه اشتباه درمتن اطلاعیه ها به حداقل برسد. جزئیات ارائه همایش به عامۀ مردم و همچنین افراد حرفه ای درفصل چهار این کتاب آورده شده است. کمیته هایی که قصد برگزاری چنین همایشهایی را دارند می توانند به فصل چهار کتاب رجوع کنند. علاوه بر نکات قید شده در قسمتهای فوق ،نکات ذیل مواردی هستند که در زمان برنامه ریزیِ یک همایش برای عامۀ مردم و یا متخصصان، باید مورد توجه قراربگیرند:
• اگر یک کمیته قصد برگزاری یک همایش برای متخصصان جامعه را دارد، مربوط بودن موضوع همایش به این حضار حتما باید مورد بررسی قرارگیرد. اغلب متخصصان که در همایش های انجمن معتادان گمنام شرکت می کنند، این کار را در وقت و به هزینۀ خود انجام می دهند. انتخاب محل همایشی که دسترسی به آن راحت باشد و برگزاری همایش در اوقاتی که درخور حال اشخاص حرفه ای باشد با محدودیتهای زمانی شرکت کنندگانِ در همایش متناسب خواهد بود. درنظر داشتن موارد فوق الذکر در نهایت به موفقیت یک همایش منتهی خواهد شد.
همانطور که درفصل چهار این کتاب قید شده، هر گونه آموزش وآماده سازی در رابطه با ارائۀ خدمات همایشی به متخصصان ، باید مناسب وضعیتِ شرکت کنندگان در همایش و همچنین نوع همایش باشد. اطلاعیه های آموزشی را می توان طوری ایجاد نمود که اهداف همایش به طوری واضح در آن تشریح گردند. انجام تمرینات با استفاده از دستگاه های مورد استفاده درطی همایش، مانند سیستمهای صمعی بصری، الزامیست.
• همانطور که درفصل چهار این کتاب قید شده، حتما مطمئن شوید که نوع سیستمهای بصری که در طی همایش مورد استفاده قرار می گیرد با گزارشها و یا نوشته هایی که بدان رجوع می شود و همچنین نوع شرکت کنندگان در همایش مطابقت داشته باشد. این بدان معنی است که سیستمهای بصری همیشه بهترین گزینه برای انجام کار نخواهند بود. بنابراین باید اطمینان داشت که محتوای همایش مقتضی حال شرکت کنندگان درآن بوده و بهترین روش ها برای جلب توجهِ حضار در همایش به کار گرفته شده است.
• یک جلسۀ باز انجمن معتادان گمنام بدان گفته می شود که برای اعضاء علاقه مندِ جامعۀ بیرون از انجمن معتادان گمنام (مانند اعضاء خانواده و یا دوستان نزدیک معتادان درعذاب و یا روحانیون جامعه) تشکیل شده باشد. خدمتگزاران مورد اعتماد می توانند از این جلسات حداکثر استفاده را نموده و اطلاعات جامعی را در بارۀ انجمن معتادان گمنام در اختیار جامعۀ بیرون از انجمن قراردهند.
کتابچه اطلاع رسانی انجمن معتادان گمنام
فصل یازدهم
